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管理咨询 >> 上班8小时,浪费5小时?你需要掌握这10个方法
上班8小时,浪费5小时?你需要掌握这10个方法
 

一、集中注意力于单一问题

持续思考

我们在思考时,注意力容易涣散。因此,要经常注意锻炼思考单一问题的持续力。

技巧如下:

1. 持续性单一思考

尽量在散步、慢跑、淋浴等花费体力累的活动时,有意识地让自己将注意力集中在同一问题上来。而不是信马由缰,听之任之。这样就会形成持续性思考,而不是碎片化的思考。

2. 不绕圈子

在思考中,如果已经有了答案,或者有了相对可以捕捉的模块和框架时,有意识引导自己的注意力转移到下一个阶段。而不是重复在一个问题上绕圈。

3. 将思考结构化

在思考的过程中,尽量建立有框架的思考过程和模式。也就是用结构化的方式去思考,让思考变得有效率。

千万不要用脚踩西瓜皮,滑到哪里算哪里的散漫式思考。

比如,安排一项工作,你就用5w2h的要素去思考。不管大小事,进行的时间长短,你都会完整思考到为什么要做,谁做、什么时候做、哪里做,怎么做,做到什么程度或者做多少等等。

这样的好处,是你不会漏掉重要的要素。

比如写作模式,就是:构思、组织素材、写初稿、修改。如果你明白这种结构化的方式,你从哪块入手都可以。先有素材,写上几句,回头再去改改,构思出整体框架或主题,组织新的素材,写成初稿。或者按照顺序一气呵成,都可以。

这样的好处是你不会弄了一半不知道怎么进行下去了。

二、建立深度工作的仪式

有时候我们之所以不能进行下去,或者不能深入的原因,是我们过于随便。

结果分散了自己的注意力,或者让自己不能短期内快速集中精力。

解决的方法是建立仪式

这样容易让自己收敛和束缚散漫,从而快速进入到某种状态。

比如固定的时间干固定的事,这样你就不会想我啥时候开始干,干完还要干什么;

比如不要在床上读东西和写东西,而是一定要坐在桌子前读书和写作,这样你就不会懒懒散散,容易打瞌睡;

比如用电脑写东西的时候关闭网络,这样就不会因为上网到处乱逛而浪费时间。

没有一成不变大家都可用的仪式。主要还是取决于自己,只要自己觉得合适就行。

三、像管理公司一样管理自己

在公司我们都知道,有很多的条条框框和规矩规范。所以,公司的很多事物,不会随便改变,会比较自动地运行下去。

同样的道理,如果希望自己在深度工作方面也能有效执行到位。最好建立一些原则和规则,从而帮助自己建立纪律,从而来保障效率及执行力。

比如,我自己是这样子来保障自己能有效执行的:

1. 专注于最重要的事

尝试的越多,完成的越少。

将最重要的事情摆在最前面,才是确保优先完成的最有效方法。

2. 建立清晰目标和完成节点

有时候很多工作做得不够深入,就是因为目标建立的不清晰。

比如,是完成,还是做了,还是有结果,还是令自己和客户(上司、同事)满意的结果。

不同的目标,做出来的效果是不同的。

如果说上面这样的方式是对做工作的理解,有点笼统的话。具体的项目,我就会给出具体的可量化的指标。

比如,是准确率、合格率、废品率、销售金额达到多少。

越具体,就越容易执行和管理自己。

3. 及时做效果评估,予以奖惩

不管是什么项目,完成后都自己做个评估。

如果只是自己知道,不需要客户或者上司确认的项目,也要评估,并奖励或者惩罚自己。

比如,做得好,达到预期目标或者效果,可以奖励自己吃顿好的,住个好点的酒店等等。

总之,要尽量自己管理好自己、鼓励自己、驱动自己、刺激自己、肯定自己,让自己有动力。

四、给自己放松和分心的时间

人毕竟不是机器,不能只是机械地要求和执行。

因此,适当的时候,也要安排放松和分心的时间,以便调整状态。

比如如果不是时间紧迫,或者必须要在规定时限内完成的项目。偶尔也会在查阅资料,或者工作的间隙,上网浏览一下。

这一方面是让自己在紧张的工作之余让大脑适当放松。

另一方面,也是调节深度工作时的焦虑、压力与适当的游离与新鲜知识及信息有个交替,从而降低工作的枯燥度。

五、建立自己的工作哲学

这个听起来似乎有难度,其实并没有那么深奥。简单讲,就是有一些自己特色的工作习惯和方法坚持。

比如,是晨型工作还是夜型工作,是喜欢切香肠式把大项目切开一段一段完成,还是精神高度集中一口气式完成等等。

这种建立的方式没有定势,按照自己的特点逐步摸索和建立即可。

六、下班即结束工作

下班就结束工作,不是说到下班点工作做不完丢下就走。

而是建立一种固定时间表完成工作的习惯。也就是要慢慢尝试优化一天的工作量及时间安排。

让其科学和合理,并逐步养成良好的习惯。

这样,你就会形成自己的工作节奏。

七、量化深度工作

比如,做会议记录是浅度工作,做一份预算方案则是深度工作。不能平均用力,也不能因为工作的大小和重要程度而厚此薄彼。

一份会议记录要与一份预算方案一样,做到符合要求并达到要求,这个不需要去费脑筋思考和区别。

真正的区别是,一份会议记录与一份预算报告所花的时间和精力不同。

一份会议记录可能15分钟就能做完,但一份预算可能需要一周才能完成。

量化深度工作,可以提升自己的专业水平和能力。

八、确认浅度工作与深度工作的时间比

浅度工作与深度工作都是我们需要做的,这个谁都一样。

但花在同样一份浅度工作和深度工作上面的时间却会大不一样。

如果你能有效管控浅薄过所占的时间和精力。那么,你就可以将更多精力调整到深度工作上去。

九、别独自工作

前几天的文章里提到过别自己一个人吃午饭。因为在饭桌上与不同领域的朋友交流,我们会获得不同领域的信息,汲取到不同工作的经验。这些对我们开拓视野和提升工作能力是有帮助的。

同理工作也一样,没有人是全能冠军。工作中一定会有自己不会或者完不成的事,因此需要同事的协助。

实际上,越是深度的工作,越需要同事的配合。

因此,学会与别人协作,是一种非常重要的技能。

十、学会懒惰

懒惰并非指偷懒,而是指:该休息要休息,该借力要借力

需要别人的帮助,就大胆张口,不要啥事都自己亲自动手做。

一则没有人是全能,所有事情都能做完;

二是光靠自己踮脚见是增加不了多少高度的,站在别人肩膀上才能看得远。

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